Groupes

Ignite 2016 – Nouveautés autour des Groupes Office 365

Citation Publié le Mis à jour le

Bonjour,

« Je groupe, tu groupes, nous groupons, ….  » a été le leitmotiv d’Iginite 2016. Sans y avoir moi même participé, je vous propose un petit aperçu en français de tout ce qui a été annoncé autour des Groupes Office 365.

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Vous allez voir des Groupes partout dans @Office365…

Intégration dans la suite Office 365

Les Groupes doivent pouvoir être créés de plusieurs manières :

  • depuis Outlook 2016, OWA, via l’app Outlook Groups
  • depuis PowerShell (New-UnifiedGroup)
  • depuis SharePoint Online en même temps que la création d’un « site d’équipe »
  • depuis Planner, PowerBI, et intégrés avec Dynamics CRM

=> Il est donc primordiale de porter de l’attention au noms de vos groupes dés aujourd’hui, en préfixant ceux ci par un trigramme (cli_ pour client par exemple)

Administration et gouvernance

Un certain nombre de commandes PowerShell existent, notamment sur les droits d’administration d’un groupe, et le paramétrage avancée des fonctionnalités d’un groupe. Vous trouverez ici toutes les commandes PowerShell pour les groupes Office 365

Il existe aujourd’hui un script qui permet de supprimer les groupes inactifs ou peu utilisés que vous pouvez télécharger ici et un autre ici dans la gallery technet

Je fais quoi et quand (bonnes pratiques) ?

Il est admis que ceux qui souhaite déployer les Groupes doivent prendre cette décision en conscience. Il n’est pas possible de changer d’option aprés avoir choisi les groupes (et revenir à outlook ou yammer par exemple.

Le schéma ci dessous montre les différents types de collaboration qui existent au sein d’Office 365 :

  • centré sur les Mails: (Outlook) utiliser les Groupes Office 365 ou les listes de distributions traditionnelles,
  • centré sur les Documents: utiliser les Groupes Office 365 ou les sites d’équipes SharePoint,
  • centré sur les appels et conférences : utiliser Skype for Business,
  • parler à tout le monde : Groupes Office 365  (pour les petites entreprises) ou Yammer

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En complément, vous pouvez créer un groupe :

  • si vous avez de nombreux emails à gérer
  • si vous devez partager de nombreux documents office
  • si vous utilisez actuellement une liste de distribution

mais vous ne devez pas créer pas de groupe :

  • si vous vous adressez à un public important (toute l’entreprise)
  • vous devez implémenter des niveaux de droits fins

Les groupes vont ils remplacer les sites d’équipes ?

La réponse de Microsoft est clairement « non » (« no » en anglais). Arrêtez de vous poser la question. Il existe de nombreux scénarios où les groupes ne sont pas justifiés (principalement car il n’y a qu’une seule bibliothèque pour les groupes). Les sites SharePoint restent le moyen de résoudre les problèmes de partage complexes, comme ceci à toujours été.

Les groupes précipitent-ils la fin de yammer ?

Depuis plusieurs on parle de la « fin » de Yammer. Yammer ne sera bientôt plus vendus en stand-alone et sera obligatoirement intégré aux plans Office 365.

L’intéraction entre les groupes Yammer et les Groupes Office 365 a été annoncée en Juin 2016. Seul les groupes Yammer nouvellement créés seront connecté aux Groupes Office 365. Si vous créez un groupe dans Yammer, la conversation restera dans Yammer.

à vous de vous faire votre propre avis 🙂

Les innovations à venir

Voici les principales nouveautés à attendre ces prochains mois pour les Groupes :

en terme d’utilisation et d’expérience utilisateur :

  • intégration avec les groupes yammer
  • intégration dans planner etendue
  • « envoyer en tant que » pour les boites mails partagées
  • support dans Outlook pour Mac
  • amélioration du trie et des notifications
  • amélioration de la vue sur les groupes
  • recherche transverse sur les groupes
  • intégration avec Skype
  • amélioration continue du rendu

Administration

  • mise en place d’une politique de nommage dans Azure Active Directory
  • membres cachés (groupes inviibles si pas d’accès)
  • statistiques d’utilisation générales
  • politique de rétention et de suppression
  • mise en place d’une corbeille (possiblité de restaurer un Groupe effacé)
  • convergences avec les Listes de Distributions
  • mise en place de fonctionnement hybrid

Sources :

https://www.petri.com/office-365-groups-news-ignite

https://thorildblog.wordpress.com/2016/10/04/microsoft-ignite-2016-atlanta-groups-what-up/

https://www.petri.com/yammer-office-365-groups

 

 

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